改定案作成 2026年10月09日。未承認・施行日未定。
第1条（目的）
この規則は、テック部の収入及び支出を記録し、イベント参加費用とハッカソン等の宿泊費を、予算と事前承認に基づいて公平に負担する手続を定める。
第2条（会計記録と報告）
会計は、収入、支出、立替、未精算額及び残高を区分して記録し、日付、目的、案件又はイベント、金額、承認記録及び証憑を対応させる。部の資金と個人の資金を区別する。銀行等の残高と帳簿を月1回以上照合し、別の確認者の確認を受ける。会則第7条に定める年1回の会計報告と承認を行う。
第3条（予算と事前承認）
イベントへの参加前及び支出の確定前に、目的、参加者、費目別見積、負担額、他の補助及び予算残高を申請する。会計による予算確認と、正式な支出承認を得てから予約・申込み・購入する。個人が先に予約しただけでは部の負担義務は生じない。確認者、承認者及び受取人が重なる場合は、幹部会で承認する。
予算の承認及び増額は、採択済みの予算規則に従う。その採択状況又は権限が不明な間は、この案だけで支出を承認しない。
第4条（イベント参加費用）
部の活動目的に沿い、部として参加する承認済みのイベント、勉強会、大会又はハッカソンについて、参加登録費、必要な交通費、承認された宿泊費及び必要な共同制作費を負担対象とする。個人的な飲食、観光、追加の私的宿泊及び任意の高額オプションは対象外とする。必要性のあるその他の費目は事前に個別承認する。
対象費用は、実際の支払額から主催者、大学その他による補助・返金を差し引いた自己負担額の範囲で支給する。同じ費用を重複して請求しない。
第5条（交通費規則との関係）
交通費の算定、申請期限、往復500円の通常範囲、超過時の幹部会決議及び幹部2名以上の付き添い条件は、既存の交通費規則の採択状況を確認したうえで適用する。この規則だけでこれらの条件を撤廃又は緩和しない。イベント参加の実態に合わせて変更する場合は、交通費規則の改定案を別途正式に審議する。
第6条（ハッカソン等の宿泊補助）
遠方での開催、開催時刻又は移動の負担から宿泊が必要な承認済みイベントについて、部員の宿泊費を補助する。対象者、必要な泊数、宿泊先、見積額及び他の補助を、予約前に申請する。部が一括予約する場合も同じ承認を要する。
1人1泊の支給額は、証憑で確認した実際の宿泊費から他の宿泊補助を差し引いた額と、正式に決めた1人1泊上限額の、いずれか小さい額とする。対象泊数は承認された必要な泊数に限る。複数人同室は宿泊費の合計を参加者別に按分し、按分額に各人の上限を適用する。必須の宿泊税等を上限に含めるかは別表で定める。
1人1回の上限額、イベント全体の上限額及び年度予算の残額を超えて支給しない。超過分は原則として本人負担とし、本人負担額を予約前に知らせる。上限及び年度予算が未決定の場合は予約・補助を承認しない。
第7条（宿泊先と取消し）
宿泊先は移動、安全及び参加者の事情を考慮して選ぶ。同室を強制せず、配慮が必要な事情の詳細を公開しない。上限内で確保できない場合は、予約前に参加方法、宿泊先又は補助額を再検討する。
取消し・欠席又は日程変更は速やかに申告する。返金があれば精算額に反映する。取消料の部負担は、理由、事前承認及び回避可能性を確認し、正式な承認主体が判断する。無断欠席などを自動的に部負担としない。
第8条（精算）
費用の支給は事前承認額、実支出額、上限額及び残予算の範囲に限る。申請者はイベント終了後、承認記録、費目別の明細、領収書等の証憑、他の補助・返金額及び必要な活動報告を提出する。会計と別の確認者が確認し、正式な承認後に支払う。精算期限、証憑を得られない場合の代替資料及び提出方法は別表で定める。交通費の請求期限は交通費規則と矛盾しないように定める。
第9条（採択と改廃）
この規則及び別表は、部員総会の正式な決議により採択し、施行日を定める。幹部会に予算・上限額等の変更を委任する場合は、委任する事項、変更できる範囲及び記録方法を明示する。
別表（採択前に決める事項）
- 宿泊補助の1人1泊上限: 2000円。
- 1人1回の対象泊数・補助上限、イベント全体の補助上限: 未決定。
- 年度のイベント費・宿泊補助予算: 未決定。
- 宿泊税、必須手数料及び予約時の為替差の上限算入: 未決定。
- イベント登録費・共同制作費の個別上限: 1000円(補助全体の合計上限が3000円)。
- 支出・例外・取消料の承認主体と代替確認者: 未決定。
- 精算期限、証憑の代替資料及び記録の保存期間: 1ヶ月。